Il business process management (BPM), è un approccio metodologico e tecnologico per la gestione efficiente dei processi aziendali all’interno di un’organizzazione. Ecco come funziona

Quando gli argomenti sono particolarmente complessi e stratificati è utile utilizzare una strategia strutturata di approccio al tema. Il business process management (BPM), in italiano “gestione dei processi aziendali”,  è un approccio metodologico e tecnologico per l’ottimizzazione dei processi aziendali. Questo campo si concentra sulla progettazione, la documentazione, l’automazione, l’analisi, il monitoraggio e il miglioramento dei processi al fine di aumentare l’efficienza operativa, ridurre i costi, migliorare la qualità dei prodotti o servizi e garantire la conformità normativa. Vediamo di capire meglio di che cosa si tratta.

Che cos’è il business process management?

Il BPM è una disciplina relativa alla gestione dei processi aziendali. Una serie di più attività che tengono sotto controllo e ottimizzano i processi aziendali, soprattutto quelli relativi al flusso di lavoro. Il BPM non è solo un insieme di metodologie e strumenti digitali, ma prelude ad un cambio di mentalità organizzativa che coinvolge tutto il management aziendale, per spingerlo ad utilizzare un approccio data driven, con monitoraggio continuo e problem-solving.

Chi è l’utilizzatore d’elezione del BPM? Ovviamente l’azienda, termine ombrello con cui si intendono vari tipi di imprese e organizzazioni. Le aziende che affrontano mercati competitivi saranno particolarmente agevolate dall’utilizzo del BPM, perché devono essere veloci e flessibili nel rispondere ai trend evolutivi del mercato e precise nell’attuare i piani.

Il business process management si attua dopo aver analizzato in modo dettagliato i costi e gli scostamenti budget/consuntivo. Si può realizzare con software dedicati, direttamente in ditta.  L’obiettivo è semplificare i processi e renderli efficienti, funzionali. Analizzare i processi permetterà di migliorare le performance e i risultati di business, abbattendo i costi e riducendo le attività ridondanti. Si tratta di un aiuto importante che permette di migliorare la coordinazione delle varie fasi di produzione di products and services. Si promuove un approccio manageriale ai percorsi produttivi nella loro totalità, e non più focalizzati sulle singole funzioni dei processi.

La cultura produttiva nell’era dell’industria 4.0

Secondo gli esperti, il concetto di collaborazione è quello che sempre più caratterizza il nuovo modo di concepire la cultura produttiva nell’era dell’industria 4.0. Occorre dunque rivedere la gestione del workflow all’interno del processo produttivo, che non è più rigido e super strutturato, ma al contrario si fa collaborativo, in costante cambiamento. Il BPM mira a migliorare la coordinazione tra le varie fasi del ciclo di vita dei nuovi prodotti o servizi, a partire dall’idea fino alla produzione su larga scala, attraverso il coinvolgimento di tutti gli attori e settori coinvolti, per organizzarli in maniera unificata.

I software per il business process management

Abbiamo detto che si utilizzano software per mappare, analizzare, modellare, ottimizzare e infine automatizzare le performance dei processi aziendali. Facciamo un rapido accenno ai software che permettono di gestire i dati real time e ricavare importanti suggerimenti per il business process management. Questi programmi informatici vivono dei dati aziendali, delle anagrafiche, per cui è importante sempre fare tesoro della qualità dei dati immessi. Esistono tanti software, solitamente web-based, piuttosto intuitive e che non richiedono skills di programmazione, di iniziare a prendere le misure di ciò che il BPM può realizzare per l’azienda. Molti di questi programmi hanno una versione gratuita con cui è possibile iniziare a familiarizzare con i vari comandi.

Un buon software BPM ti permetterà di:

• automatizzare e affrancarti dal lavoro manuale
• digitalizzare, per eliminare il più possibile i supporti fisici
• standardizzare, per avere processi prevedibili, monitorabili e ottimizzati.

Qual è la procedura per attuare il business process management?

Possiamo citare 4 fasi principali.

Ideazione e progettazione

Si definiscono le fasi del sistema e il team individua il processo in ogni suo dettaglio, le aree da migliorare e soprattutto le metriche utili al monitoraggio del flusso. Il business process management trascende i singoli compiti e riguarda la gestione del processo nella sua totalità. È  auspicabile in questa fase utilizzare uno scambio corale, con la forma del brainstorming. Individuato il processo, occorre suddividerlo in tutte le sue fasi, lungo un arco di tempo. Ogni compito sarà assegnato a un collaboratore specifico. Si stabilirà come avviene lo scambio di informazioni con altri reparti e/o settori.

Scelta delle metodiche e sviluppo per eseguire il bpm

Anche se i vari tipi di BPM sono accomunati da simili procedure, possiamo riconoscere vari tipologie di BPM. Si concentrano su vari tipi di processi, con approcci e focus leggermente diversi.

• Integrazione: gestisce i processi che fungono da intermediari tra i vari sistemi (CRM, ERP, HRMS…) con quasi nessun intervento umano richiesto. Si tratta di processi facilmente automatizzabili.
• BPM incentrato sull’uomo: processi eseguiti principalmente da risorse umane, che spesso hanno bisogno dell’approvazione. Ecco che l’interfaccia utente diventa rapida, intuitiva, con notifiche e monitoraggio rapido.
• Documenti: questa tipologia si utilizza quando il processo ha come focus un documento (può essere un contratto, per esempio). Spesso si riscontrano colli di bottiglia che finiscono per rallentare tutto il processo: ecco che si cercherà allora di catalogare, formattare e verificare i documenti in modo rapido e veloce, con procedure di firma e approvazione più rapide possibili.

Attenzione: la maggioranza dei sistemi di BPM incorpora un mix di questi elementi.

Occorre modellare i processi di business da supportare: il team deve rappresentare il modello del processo in uno schema visivo che incorpori tutti i dettagli come scadenze, compiti e vari flussi di dati. Al termine è opportuno predisporre un test di funzionamento, per sperimentare il nuovo sistema BPM con un gruppo limitato di collaboratori, a cui saranno chiesti feedback per migliorare lo sviluppo.

Monitoraggio continuo

Il team entra nella fase di controllo: si monitora facendo un’analisi puntuale dei dati. Occorre misurare i progressi nell’efficienza, individuando eventuali colli di bottiglia.

Ottimizzazione

Questo è lo step finale: il team migliora e corregge ciò che non funzionava, elimina i colli di bottiglia e si prepara al lancio dell’attività.

Quali sono i vantaggi del business process management?

Il BPM nasce originariamente per “oliare” i processi aziendali in un mercato globalizzato, favorendo un’integrazione tra applicazioni e dati che, come già scritto, devono essere reperibili facilmente e tempestivi. I flussi di lavoro di un’impresa sono modelli in costante evoluzione, come possiamo intuire anche grazie all’aiuto recentemente apportato da IA (intelligenze artificiali) e dall’automazione dei processi. I flussi sono sempre più flessibili e il loro monitoraggio potrebbe diventare difficile e macchinoso. Il software di business process management facilita proprio la gestione e il controllo dei flussi; in certi casi, in talune realtà aziendali, è imprescindibile.

I vantaggi hanno un impatto immediato sulle attività in corso. Ciò permette, per esempio, di valutare la fattibilità di un progetto prima di metterlo veramente in atto, prevedendo i suoi punti di forza e quelli deboli, gli investimenti da fare e i materiali da utilizzare.  Grazie all’utilizzo del business process management è possibile mantenere un controllo costante sui dati economici aziendali per pianificare anche i futuri guadagni e le differenze tra entrate e uscite.

Ancora, l’utilizzo del BPM permette di descrivere accuratamente la realtà aziendale e consente la scalabilità dei processi. Inoltre un software di business process management permette di avere accesso alla documentazione tecnica in modo semplice e sicuro, anche per organizzarsi in un futuro.

Casi di utilizzo del business process management

Il BPM può essere utilizzato in vari ambiti e con diverse finalità: amministrazione, pianificazione, persino finanza. Alcuni esempi possono essere un servizio di chatbot per social media, oppure l’automazione dei processi robotizzati.

Nell’ambito amministrativo, la gestione aziendale ci viene in aiuto nell’elaborazione delle fatture, nell’approvazione degli acquisti, ma anche nell’individuazione di errori umani o addirittura frodi. È possibile, per esempio, impostare una scontistica di pagamento per i clienti che saldano prima del termine le loro fatture, in modo da migliorare il rapporto con loro. L’automazione dei processi agevola l’approvazione di acquisti in maniera trasparente e priva di errori o frodi.

Le banche, attraverso il BPM, possono, ad esempio, valutare i requisiti di una persona che sta chiedendo un prestito, incrociando le informazioni che provengono da più fonti( la situazione lavorativa, le agenzie di rating del credito…). Il software velocizza le decisioni che si possono prendere sull’ammissibilità o meno del finanziamento.

Per le aziende che operano nell’ambito dei mass media, è possibile automatizzare la preparazione e la pubblicazione di contenuti digitali, a partire dalla loro concezione fino alla distribuzione. Anche il settore delle risorse umane si giova dell’utilizzo del BPM, per migliorare la gestione dei documenti e del flusso di lavoro. Sarà così più facile individuare la giusta pianificazione delle ferie, o come dislocare i dipendenti.

Infine, si può migliorare l’efficienza operativa aziendale nell’evadere gli ordini, così come ottimizzare la gestione delle offerte speciali e l’acquisizione degli ordini.