Per creare, inviare e conservare la fatture web esistono numerosi servizi, dei quali alcuni gratuiti e molti a basso costo. Ecco quali sono i migliori software per realizzare e gestire fatture online

La fattura elettronica non è altro che una fattura in formato digitale. Le fatture web sono state introdotte in Italia nel 2008. Dal 2019 sono obbligatorie nelle pubbliche amministrazioni e per le Partite Iva ordinarie o semplificate, ma sono numerosi i liberi professionisti e le aziende che la utilizzano per transizioni finanziarie di prodotti e servizi. Inoltre, dal 1° luglio 2022 anche i liberi professionisti in regime forfettario hanno l’obbligo di fattura elettronica. Inoltre, dopo un periodo di passaggio, dal 1° gennaio 2024 tutti i contribuenti con regime forfettario e dei minimi (anche con ricavi inferiori a 25.000 euro) dovranno necessariamente emettere fattura elettronica. Chi non ha un commercialista che si occupa della propria contabilità deve quindi attrezzarsi per inviare e ricevere fatture online per clienti e fornitori.  

Come funzionano le fatture web?

Le fatture web funzionano attraverso un processo di generazione, trasmissione e archiviazione elettronica delle informazioni relative a una transazione commerciale. La fattura elettronica consente una migliore protezione dei dati e una maggiore trasparenza. Esistono numerosi software di fatturazione che consentono di produrre fatture web e di spedirle tramite il sistema di interscambio SDI, una piattaforma dell’Agenzia delle Entrate che facilita lo scambio sicuro e standardizzato di fatture elettroniche tra le parti coinvolte. Il processo segue questi passaggi:

• generazione della fattura in conformità con gli standard stabiliti
• firma digitale per garantire l’autenticità del mittente e l’integrità del contenuto
• trasmissione attraverso il Sistema di Interscambio;
• ricezione da parte del destinatario, che a sua volta dovrà avere un sistema in grado di ricevere, elaborare e archiviare le fatture elettroniche in conformità con gli standard;
• verifica e conservazione (archiviazione elettronica).

La fattura elettronica è stata resa obbligatoria in quanto offre diversi vantaggi, tra cui la riduzione dei costi operativi, l’efficienza nei processi di contabilità e la riduzione degli errori umani. Inoltre, contribuisce a combattere l’evasione fiscale migliorando la tracciabilità delle transazioni commerciali.

Agenzia delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate offre un servizio completamente gratuito per creare, trasmettere, conservare e consultare le fatture web. Si accede tramite credenziali Spid, Carta Nazionale dei Servizi o Fisconline/Entratel. Tramite il software si possono generare e salvare i file delle fatture anche in modalità offline. I documenti creati vanno poi inviati all’Agenzia delle Entrate dalla sezione “Fatture e Corrispettivi”. L’App “Fatturae”, scaricabile sullo smartphone, si può usare sia per generare sia per trasmettere le fatture.

Fatture Online

Fatture Online è un servizio cloud per la fatturazione elettronica B2B e B2C semplice e veloce. Il servizio prevede la creazione di tutti i documenti necessari, la gestione delle scadenze, la verifica dell’andamento degli incassi, lo scambio di documenti in formato elettronico con altre aziende.

Fatture in Cloud

Fatture in Cloud è un software che consente di creare in modo semplice fatture di ogni genere, elettroniche e non, da pc e altri dispositivi (smartphone, tablet). Permette di preparare preventivi, inviare i documenti via email, scegliere tra template personalizzabili per i diversi documenti, gestire le comunicazioni per le spese sanitarie. Si possono anche registrare automaticamente gli incassi, tenere sotto controllo le scadenze e i solleciti, anche grazie alla sincronizzazione con Google Calendar.

Fatture web Espando

Espando è un portale unico per la creazione, la spedizione, il monitoraggio e l’archiviazione a norma di legge delle fatture elettroniche. Si tratta di un servizio rivolto sia a professionisti contabili e commercialisti iscritti all’ODCEC che agli utilizzatori del software o iscritti al portale Espando FEPA. Il servizio è gratuito fino a 12 fatture verso la pubblica amministrazione e fino a 500 fatture B2B (emesse o ricevute).

Fatture web Invoice home

Invoice home offre oltre 100 modelli di fatture online diversi tra loro. Le fatture web si possono inoltre personalizzare col proprio logo, per poi spedirle tramite email o salvarle in PDF. Invoice Home permette di archiviare dati e informazioni, fatture online e rapporti nella propria piattaforma cloud e di ricevere il pagamento online scegliendo tra diversi metodi di pagamento.

Fatture web .pro

FattureWeb consente di gestire gratuitamente fino a 100 documenti e fatture online l’anno. Oltre alle fatture elettroniche, anche in questo caso si possono creare e salvare in cloud altri tipi di documento come ordini, bolle, preventivi, fatture pro-forma, note di credito o ricevute.