Il process mining è una tecnologia potente per le aziende che desiderano ottenere una comprensione dettagliata dei propri processi e migliorarli per aumentare l’efficienza e la produttività: ecco in che cosa consiste

Il process mining è una disciplina che si occupa di analizzare, monitorare e migliorare i processi aziendali utilizzando dati digitali. Questa metodologia si basa sull’idea che i processi aziendali generino una serie di eventi registrati nei sistemi informativi dell’organizzazione, come log di dati, registri o database. Il process mining utilizza questi dati per creare una rappresentazione visuale e analitica dei processi aziendali esistenti.

Come nasce il process mining

Nel mondo dei processi aziendali è frequente essere rassicurati dalla presenza di flussi di lavoro pre-impostati: ci danno l’impressione di avere la garanzia che tutto stia filando liscio come l’olio. Altrimenti, quando c’è un qualche problema, è difficile capire qual è l’ingranaggio bloccato, perché le variabili sono tante. È proprio in questi frangenti che ci rendiamo conto di come la nostra mente fatichi a ragionare quando il numero di calcoli o di variabili aumenta, come accade nelle realtà complesse. È facile, quando si ragiona su un problema, perdere il filo logico del pensiero perché le possibili turbative sono tantissime, e forse non sono neppure ben visibili.

Fino a qualche decennio fa, un modo per investigare sui processi aziendali prevedeva l’utilizzo di report manuali, che attingevano i dati da interviste ai dipendenti, workshop o analisi sul campo. Prima dell’avvento del process mining per controllare i modelli di funzionamento delle aziende si utilizzavano progetti di BPR ovvero Business Process Reengineering. Spesso però di trattava di piani farraginosi e soprattutto costosi e poco efficaci.  Erano indagini poco precise, perché riconducibili a visioni soggettive, rispetto a ciò che è possibile ottenere oggi.

L’avvento dei software aziendali

Per fortuna in nostro aiuto arrivano i software, che, almeno nell’ambito aziendale, permettono di analizzare i dati con precisione e ricavarne informazioni utili, anzi fondamentali, per il funzionamento dell’azienda. Avere insight data driven permette di prendere decisioni veloci e performanti sul proprio business. Alcune applicazioni del process mining per le imprese hanno avuto risultati straordinari, come per esempio in certi casi il recupero del 30% delle risorse, con guadagni milionari. Oppure è stato possibile ridurre la durata media dei processi del 70%, con indubbio miglioramento della soddisfazione dei clienti. Infine, è stato possibile cancellare quasi il 40% degli step dei processi con una notevole riduzione dei costi di gestione.

In che cosa consiste il process mining

La fase di esplorazione e analisi dei dati si chiama data mining, ossia estrazione dei dati, ed è propedeutica e complementare al process mining. Il data mining è una disciplina recente, che miscela statistica, intelligenza artificiale (e simili, come machine learning e pattern recognition) con la gestione dei database. In pratica significa elaborare in forma grafica o numerica grandi raccolte o flussi continui di dati con l’obiettivo di ricavare informazioni utili a chi detiene questi dati.

Abbiamo accennato al data mining perché è alla base di un’altra attività, quella oggetto di questo testo: il process mining, che significa letteralmente “estrazione del processo” ed è una tecnica di analisi dettagliata dei processi aziendali che parte dai dati reali. In questo caso parliamo dei dati di log dei sistemi informativi aziendali (i file log sono quei file che, in un sistema informatico, registrano gli eventi che avvengono, che siano automatizzati o generati da un utente: una sorta di “diario di bordo” della macchina).

I file di log sono quindi passati al vaglio dalle piattaforme di process mining, poi mappati, per ricavarne indicazioni su quanto i processi siano efficienti ed efficaci. Grazie all’utilizzo di IA e modelli analitici, è possibile capire dove si trovino i cosiddetti colli di bottiglia e quali siano gli scostamenti rispetto ad una serie di processi standard.

Le fasi e il funzionamento del process mining

Il process mining prevede quattro fasi:

• estrazione dei dati rilevanti
• creazione del modello di flusso di controllo
• creazione di un modello integrato
• supporto operativo.

Il process mining è in grado di estrarre automaticamente tutte le varianti per cui un processo può passare da un punto A a un punto B. Ogni volta che si incontra una variante si genera un caso, che è un insieme di attività eseguite in un certo tempo, da una persona o da un sistema informatico. Alcuni processi hanno per loro natura poche varianti, mentre altri sono caratterizzati da un gran numero di casi diversi.

Quali sono le tipologie di processo a cui si applica questo lavoro di analisi?

La risposta è: pressoché tutti, ma possiamo certamente citare l’acquisizione di nuovi clienti, gli acquisti, la gestione delle risorse umane, gli investimenti, e così via. Il process mining consente di ricostruire il funzionamento di intere filiere, acquisendo i dati che provengono da sistemi informativi diversi tra loro. Dopo un’analisi, è possibile per esempio per un’azienda manifatturiera calibrare al meglio le risorse migliori per un certo prodotto. Oppure, il process mining può aiutarci a capire quali sono i corsi formativi che aiuteranno il nostro personale e l’organizzazione del lavoro.

Nell’ambito dei lavori pubblici, può migliorare la fase di fatturazione per quei progetti che coinvolgono più attori, tra imprese edili, pulizie e assicurazioni. Nell’ambito degli e-commerce, permette di comprendere profondamente il comportamento dei clienti e dei potenziali acquirenti, così da dare a chi si occupa delle vendite tanti input utili a incrementarle. Una possibile applicazione potrebbe essere nel momento in cui un nuovo amministratore delegato inizia a lavorare per l’azienda. Anziché trascorrere molto tempo a conoscere l’azienda attraverso le classiche interviste a tappeto, la persona potrà essere in grado in tempi più ristretti di comprendere il modello di funzionamento dell’azienda e introdurre le sue migliorie.

Addirittura il process mining è utile nel momento in cui l’ azienda è stata appena acquisita, o è soggetta a fusione con un’altra realtà. L’analisi è un punto di partenza fondamentale per guidare tutte le operazioni di cambiamento, fornendo una consapevolezza che, in sinergia con tecniche di enterprise architecture, permette di imbastire programmi di standardizzazione dei sistemi e di armonizzare le varie organizzazioni.

Gli obiettivi e i vantaggi del process mining

Questa fase di analisi ha ovviamente un solo obiettivo: migliorare i processi aziendali, andando a risparmiare sui costi, eliminando gli sprechi e offrendo un servizio migliore ai nostri clienti. In base a quanto detto finora, è facile intuire quanto il process mining possa aiutare una realtà industriale, ma andiamo a vedere, punto per punto, i diversi vantaggi:

• scoprire cosa sta davvero accadendo nella tua azienda, nelle varie fasi del lavoro, con l’estrazione automatizzata dei processi;
• analizzare i processi e trovare la causa delle inefficienze, guardando i pattern e i comportamenti legati alle attività del processo;
• confrontare le prestazioni pianificate con quelle reali e capire i discostamenti da quelle standard;
• prevedere i costi, la durata e la complessità di ogni processo della tua azienda anche con l’aiuto di modelli di simulazione.

Inoltre, grazie al procedimento di process mining, possiamo aumentare l’efficienza di ogni singolo processo della nostra azienda, riducendo i costi e migliorando anche la conformità degli stessi. Ciò ovviamente comporterà, a cascata, una maggiore soddisfazione del cliente.

Il process mining offre infine il vantaggio di poter scoprire quali processi aziendali si prestano bene ad un’eventuale automazione. È una risorsa fondamentale anche per sostenere nel tempo i programmi di miglioramento cominciati. È possibile monitorare, in modo puntuale o continuo, i processi che sono stati oggetto di “ristrutturazione” e dunque radicare i cambiamenti e facilitare l’introduzione di eventuali nuove idee, in un virtuoso ciclo continuo.