L’organigramma aziendale è uno strumento molto importante che partecipa alla creazione della strategia vincente. Scopri perché.

L’organigramma aziendale, o organigramma societario, è una rappresentazione grafica della struttura organizzativa aziendale, molto utile per gestire i flussi di lavoro all’interno dell azienda stessa. Chi è a capo di un’azienda, se vuole raggiungere gli obiettivi prefissati, deve conoscere le competenze dei suoi collaboratori e come questi possano diventare risorse utili al fine ultimo. Per questo motivo la creazione dell’organigramma aziendale è un momento delicato ma molto importante.

Il documento che ne deriva offre una rappresentazione visiva della struttura organizzativa dell’azienda e quindi mostra come viene diviso il lavoro e quali sono i livelli gerarchici. Deve rappresentare le relazioni presenti interno dell organizzazione in modo chiaro e realistico.  Si tratta di uno strumento che inoltre aiuta a risparmiare tempo e a definire e a gestire i processi decisionali, fondamentale all’interno di ogni organizzazione aziendale.  Vediamo dunque come realizzarlo, quali sono le tipologie di organigramma aziendale e qualche esempio di organigramma, o funzionigramma aziendale.

Che cosa è l’organigramma aziendale?

Un organigramma aziendale è una rappresentazione grafica della struttura organizzativa di un’azienda. Esso mostra la gerarchia delle posizioni, le relazioni di autorità e le funzioni dei vari dipartimenti o unità operative all’interno dell’organizzazione. Un organigramma aziendale è uno schema organizzativo che serve per avere una visione limpida della struttura interna dell’impresa. Deve fare riferimento a tutte le persone che lavorano al suo interno e ai loro ruoli. In questo modo le Risorse Umane vedono velocemente com’è composta la gerarchia aziendale e cosi capiscono dove inserire eventuali nuove figure.

Organigramma aziendale: ruoli

Un organigramma ben strutturato mostra i ruoli, i vari reparti o divisioni e i diversi team di lavoro. Così anche i dipendenti sanno a che punto si trovano, chi è il loro Ceo, chi è il Cfo , chi il direttore generale o cosa fa il Cio. Allo stesso tempo un organigramma aziendale semplice li aiuta a capire a chi devono fare capo e di conseguenza migliorare la comunicazione interna. Anche per i fornitori o per clienti l’organigramma può essere utile, per non sbagliare le persone da contattare.

Che differenza c’è tra ruolo e mansione?

Il ruolo si riferisce alla posizione formale o al titolo che una persona occupa all’interno di un’organizzazione. È generalmente definito dalle responsabilità, dall’autorità e dalle relazioni gerarchiche associate a quel titolo o posizione. Le mansioni si riferiscono invece alle attività specifiche e ai compiti quotidiani che una persona svolge come parte delle sue responsabilità lavorative. Nell’organigramma quasi sempre vengono indicati i ruoli, non le mansioni, che creerebbero soltanto confusione.

Come si fa un organigramma?

Realizzare un organigramma può essere un processo relativamente semplice se si seguono alcuni passaggi chiave. Da un punto di vista prettamente visivo l’organigramma aziendale non è altro che uno schema grafico che può essere rappresentato da forme ovali, rettangolari, triangolari, da una semplice linea continua, linee tratteggiate che compongono una piramide o qualsiasi altra forma si voglia dare. Quando si crea un organigramma aziendale si deve prendere in considerazione quali sono le funzioni, le posizioni dei dipendenti e la dipendenza gerarchica. Una volta costruito, l’organigramma rivela:

• la strutturazione
• la leadership
• la divisione del lavoro
• il coordinamento.

La scelta dell’aspetto legale dell’impresa, la definizione di regole e procedure che i partecipanti dovranno rispettare ed il modello organizzativo che essa assumerà, rispondono perfettamente a ciò che rappresenta la definizione di un organigramma aziendale.

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Organigramma aziendale: modelli

Quali sono i 4 principali modelli organizzativi? Gli organigrammi possono essere:

• informativi, perché mostrano le informazioni più rilevanti. È a disposizione di tutti i lavoratori che possono così rendersi conto della la struttura semplice dell’azienda;
• organizzativi analitici, i più dettagliati. Hanno anche un fine analitico che può aiutare a rilevare le relazioni tra i repartI, l’assemblea, la distribuzione;
• formali, adottati dalle compagnie sono modelli operativo pianificati che prevedono preventiva approvazione da parte della direzione aziendale;
• informali, un tipo di organigramma che non ha ottenuto l’approvazione dall’organizzazione.

Esistono quattro tipi di organigrammi aziendali:

Sono quattro i modelli di organigramma più utilizzati nelle aziende.

• Gerarchico

La struttura più usata è sicuramente quella gerarchica che viene rappresentata dalla forma piramidale. È un tipo di organizzazione che dipende, appunto, dalla relazione gerarchica e che rende più semplice la comunicazione tra il manager e uno junior specialist, per esempio. Graficamente chiara, risulta rigida nel definire le funzioni aziendali.

• Divisionale

L’ organigramma divisionale prevede un frazionamento interno in cui ogni divisione è retto da una struttura funzionale. Un azienda con più sedi può adottare questo tipo di struttura: qui la comunicazione può essere facile tra le unità operative e aiuta a soddisfare le esigenze dei consumatori locali. L’eccessiva autonomia di ogni unità, però, potrebbe creare disaccordi con con l’amministrazione centrale e di conseguenza genare attriti che possono sfociare in “scontri”.

• Funzionale

Che cos’è un organigramma funzionale? Il modello di organigramma funzionale, presenta graficamente un livello intermedio che si pone tra il vertice e il reparto operativo. Questo si occupa di funzioni di coordinamento, ma non ha potere decisionale. In questo caso l’azienda viene ripartita in diverse aree funzionali a seconda delle attività svolte. Permette di aver chiari i diversi reparti, ma può essere meno immediato dal punto di vista risolutivo.

• A matrice

Se un’azienda ha più di un manager per dipartimento o più di un capo progetto, il suo organigramma sarà quello a matrice. Questo perché è un schema in grado di comprendere e rendere visivamente le relazioni tra i diversi dipartimenti o divisioni. Da un lato può essere vantaggioso perché maggiore è la chiarezza, maggiore sarà il grado di efficienza e rapidità nelle decisioni e nella comunicazione. Dall’altra parte, però, l’autonomia in capo ai diversi manager può creare conflitti decisionali che portano confusione all’interno della struttura

Chi approva l’organigramma?

L’approvazione dell’organigramma aziendale può variare a seconda della struttura decisionale e del processo decisionale specifico di ciascuna azienda. In generale, tuttavia, l’approvazione coinvolge la leadership aziendale: il direttore generale ha la responsabilità di supervisionare la struttura aziendale e dunque di verificare che la sua rappresentazione sia corretta. Può essere molto utile anche un passaggio di verifica con il reparto delle risorse umane che ha il “polso della situazione” ed è aggiornato sui cambiamenti più recenti.

Quali sono i vantaggi dell’organigramma aziendale

In definitiva, perché scegliere di adottare un organigramma aziendale? I vantaggi sono molteplici e spiccano i fattori di praticità e chiarezza, ma non sono gli unici. Un dipendente, conoscendo l’organigramma aziendale, oltre a sapere a chi fare capo può anche conoscere gli eventuali step di crescita interna e valutare la propria strategia evolutiva. Quando un organigramma è ben strutturato, non mostra solo chi comanda ma anche quali sono le relazioni all’interno delle divisioni. Così è più facile e immediato dividere e distribuire i compiti tra i dipendenti in modo da fissare obiettivi finalizzati alla crescita dell’azienda.

Seguire il percorso delle azioni, perché si conosce chi le deve compiere, permette di definire meglio gli obiettivi generali e di ogni reparto. Allo stesso tempo consente di rilevare gli eventuali problemi che sorgono nella struttura aziendale, come, per esempio, due dipendenti che si ritrovano ad avere le stesse funzioni. Questo comporta un rallentamento e una perdita di tempo. Anche l’eccessivo sviluppo gerarchico può creare problemi. Un progetto che deve venire approvato da troppi superiori o troppi reparti rallenta il processo e peggiora la comunicazione.

Un organigramma aziendale è uno strumento che la gestione delle Risorse umane può sfruttare per migliorare e ottimizzare la comunicazione tra dipendenti e superiori ma anche tra i diversi team.

Esempi di organigramma aziendale

Per fare un esempio di organigramma aziendale dobbiamo partire da una domanda. Quali sono i ruoli aziendali? In base a questi, potremo iniziare a sviluppare il nostro organigramma. Vediamo un esempio che può essere adattato a diverse circostanze e tradotto in più forme grafiche.

Direzione generale:

• CEO (amministratore delegato)
• CFO (direttore finanziario)
• COO (responsabile operativo)
• CTO (direttore tecnico)
• CIO (responsabile informatico).

Reparto amministrativo e finanziario:

• Direttore/controller finanziario
• Responsabile delle risorse umane
• Responsabile segreteria/amministrazione/contabilità.

Reparto operativo:

• Direttore operativo
• Responsabile produzione/operazioni
• Responsabile qualità
• Responsabile logistica.

Reparto commerciale e marketing:

• Direttore commerciale
• Responsabile marketing
• Responsabile vendite
• Account manager.

Reparto tecnologico e IT:

• Responsabile sviluppo software
• Responsabile IT
• Ingegneri del software
• Tecnici.

Reparto ricerca e sviluppo:

• Direttore ricerca e sviluppo
• Scienziati/ricercatori
• Ingegneri .

Reparto customer service:

• Responsabile servizio clienti
• Operatori servizio clienti.

Reparto Comunicazione e Relazioni Esterne:

• Responsabile comunicazione
• Addetto stampa
• Specialisti relazioni esterne
• Specialisti social media.

Come creare un organigramma con Excel?

Prima di tutto, occorre creare un elenco delle posizioni o dei ruoli all’interno dell’organizzazione. Organizza i dati in una tabella Excel con almeno due colonne: una per il ruolo e una per indicare a chi ogni ruolo riporta. Nella barra dei menu di Excel cerca “inserisci” e seleziona “diagramma gerarchico” o “diagramma organizzativo”. Scegli il tipo di diagramma gerarchico che meglio si adatta alle tue esigenze. Una volta inserito il diagramma, Excel lo popolerà automaticamente con i dati della tabella. Puoi ora personalizzare il diagramma aggiungendo colori, modificando lo stile dei collegamenti e delle forme, aggiungendo titoli, etc.

Normalmente, Excel è perfetto per questo scopo. Eventualmente, per realizzare organigrammi particolarmente complessi è possibile utilizzare software specifici come Microsoft Visio, Lucidchart, Google Drawings, o anche strumenti di presentazione come Microsoft PowerPoint o Keynote.

Organigramma azienda piccola impresa

Che tipo di organigramma si usa per una piccola azienda? Chiaramente, un organigramma per una realtà familiare o di piccole dimensioni potrà fare a meno di diversi ruoli tra quelli sopra indicati: si può partire da questa base e semplificarla o arricchirla a seconda delle circostanze. Parlando del modello più adatto, può essere adatto il funzionale, per la sua flessibilità. Graficamente, spesso è sufficiente un semplice organigramma lineare. È facile da comprendere e mostra chiaramente i livelli di gestione dall’alto verso il basso.