I sistemi informativi aziendali hanno un impatto importante sull’organizzazione e sull’evoluzione in ottica di digital transformation delle procedure. Ecco come funzionano e a cosa servono

I sistemi informativi sono composti da tutti i dati prodotti e gestiti da una società nel corso di ogni processo aziendale. Rappresentano il cuore di ogni organizzazione aziendale. Come vedremo, essi coinvolgono risorse umane, tecnologiche e organizzative, e rappresentano un elemento essenziale della gestione aziendale. Essi sono presenti in ogni azienda poiché costituiscono le fondamenta di ogni business. In un contesto in mutamento costante, è necessario avere a disposizione risorse che permettano di prevedere in parte le possibili evoluzioni, e a correggerle se necessario. I sistemi informativi esistono per questo.

Che cosa si intende per sistemi informativi?

I sistemi informativi aziendali, da definizione di Wikipedia, possono essere immaginati come degli “insiemi comprendenti persone, funzioni, applicazioni, reti tecnologiche e procedure che interagiscono tra loro”. Lo scopo è quello di “rendere disponibile a un soggetto una serie di informazioni e dati nel momento e nel luogo desiderati”. Un sistema informativo agisce direttamente sui dati. Li raccoglie, li elabora, li scambia e li cataloga. In altre parole, potremmo quindi dire che il sistema informativo è una infrastruttura “deputata alla raccolta e gestione delle informazioni“. Per questo, rappresenta un supporto indispensabile per qualsiasi azione e attività aziendale.

Per rendere più chiaro l’argomento, possiamo citare alcuni esempi concreti. Tipici esempi sono le applicazioni gestionali utilizzate dalle aziende per ordini, magazzino o gestione del personale. Le applicazioni finanziarie, dai sistemi di gestione delle carte di credito a quelli bancari. Tutti i software per le prenotazione nel settore dei viaggi. E ancora, l’e-commerce, l’automazione da ufficio o le applicazioni per la gestione dei flussi di lavoro utilizzate all’interno di un’azienda o tra l’azienda e i fornitori/collaboratori. In pratica, ogni processo aziendale e funzione aziendale necessita di uno strumento adeguato, oltre che delle relative tecnologie informatiche.

Esempi di sistemi informavi

Per rendere più chiaro l’argomento, possiamo citare alcuni esempi concreti:

• tutte le applicazioni gestionali classiche (gestione ordini, personale, magazzino)
• le applicazioni finanziarie (banche, borsa, carte di credito)
• i sistemi di prenotazione (treni, aerei, alberghi)
• nuove applicazioni (commercio elettronico)
• automazione d’ufficio
• sistemi di comunicazione tra operatori coinvolti nelle stesse attività
• applicazioni per la gestione dei flussi di lavoro

Qual è lo scopo del sistema informativo?

I sistemi informativi devono armonizzare la produzione delle informazioni attraverso l’impiego di opportuni strumenti e metodologie. Quando queste risorse si avvalgono di tecnologie informatiche si parlerà di sistemi informativi computerizzati (CBIS: Computer Based Information System) composti dei seguenti elementi: risorse tecnologiche, risorse organizzative “portafoglio delle applicazioni”. I sistemi informativi assumono un ruolo differente a seconda del settore di attività economica di cui si parla e della formula imprenditoriale dell’azienda, ma sostanzialmente si avvalgono di tecnologie di automazione, a supporto delle decisioni e informatiche strutturali.

I sistemi informativi vengono creati e implementati di pari passo con la progettazione dell’organizzazione aziendale. Oggi, una quota sempre maggiore dei sistemi informativi si basa su soluzioni in cloud, che permettono accesso e gestione dei dati da qualsiasi luogo e dispositivo. In particolare, i modelli SaaS (Software as a Service) consentono alle aziende di adottare software gestionali e applicativi senza doverli installare o mantenere localmente, con un notevole risparmio in termini di risorse e flessibilità operativa.

Utilizzando una similitudine, sono l’equivalente di un sistema nervoso che governa e controlla il funzionamento dei vari organi che compongono il corpo umano.

La relazione con le strategie aziendali è sempre più forte: se la strategia è determinante per la definizione dei compiti del sistema informativo è altrettanto vero che esso può essere determinante per la definizione delle strategie di impresa. In sintesi, al sistema informativo sono attribuibili le seguenti finalità:

• Raccogliere i dati
• Conservare i dati raccolti, archiviandoli
• Elaborare i dati, trasformandoli in informazioni
• Distribuire l’informazione agli organi aziendali utilizzatori
• Fornire supporto ad un organo decisionale, nel caso di decisioni aziendali di routine e non di routine.

Come si classificano i sistemi informativi?

I sistemi informativi presenti all’interno di un’azienda si possono classificare in base a diverse categorie e alle varie funzioni aziendali. Vediamo quali sono le principali:

• funzione: ogni funzione e ruolo aziendale fa riferimento a un sistema informativo specifico, che fornisce supporto in base alle esigenze richieste;
• attività: in questo caso ci si riferisce alla piramide aziendale nella quale solitamente il gradino più alto è occupato da attività strategiche, seguite da funzioni tattiche e poi operative;
• processi: il singolo processo aziendale può richiedere uno specifico sistema operativo.

A supporto di questi processi, si stanno diffondendo sempre più sistemi basati su intelligenza artificiale e automazione, in grado di analizzare dati in tempo reale, apprendere dai comportamenti aziendali e suggerire azioni correttive o predittive, soprattutto nell’ambito del supporto decisionale e della gestione dei flussi operativi complessi.

I sistemi informativi aziendali devono essere idealmente distinti in due sottoinsiemi. Riprendiamo ancora una volta, per chiarezza, la definizione proposta da Wikipedia: “Il sistema informativo non contabile, dove si raccolgono e organizzano le informazioni sia qualitative sia quantitative riguardanti l’azienda, il mercato e l’ambiente esterno (che fanno da supporto alle scelte del vertice strategico e del nucleo operativo). E quello contabile, costituito da informazioni di natura quantitativa che riguardano sia fatti esterni che fatti interni di gestione”.

Il sistema informativo contabile fa riferimento a documenti strutturali quali gli inventari, le scritture elementari, le contabilità di sezione e generali e il budget. Si utilizza per gestire i rapporti con partner terzi, applicare le indicazioni legislative sulle scritture obbligatorie, eseguire un’attività di valutazione dal punto di vista del reddito patrimoniale e finanziario, effettuare il controllo di gestione e fornire informazioni utili a prendere decisioni in merito a tutte queste attività.

Quali sono gli elementi che compongono il sistema informativo?

Gli elementi principali che compongono un sistema informativo sono:

• hardware (computer e server, dispositivi di input e output e di memoria);
• software (sistemi Operativi, app, software di base);
• dati e sistemi che li memorizzano;
• processi operativi e politiche di sicurezza
• persone (utenti finali, sviluppatori e amministratori, analisti e manager);
• infrastruttura di rete e protocollo di comunicazione;
• sistemi di supporto decisionale;
• interfacce utente e di sistema.

Un aspetto trasversale a tutti questi elementi è quello della sicurezza informatica: garantire la protezione dei dati, la continuità operativa e la gestione degli accessi è oggi fondamentale. La cybersecurity non è solo una questione tecnica, ma una componente strategica dei moderni sistemi informativi.

Dove vengono impiegati i sistemi informativi?

I sistemi informativi trovano applicazione in una vasta gamma di settori e ambiti:

• aziende e organizzazioni in generale, per la gestione delle risorse umane, della contabilità, delle funzioni aziendali e delle relazioni con i clienti;
• settore sanitario, pubbliche amministrazioni e istruzione;
• commercio e retail (tradizionale e online);
• trading e investimenti;
• settore energetico e industriale;
• trasporti e logistica
• turismo.

Qual è la differenza tra sistema informativo e sistema informatico?

Il sistema informativo è un concetto ampio che comprende l’insieme di strumenti, procedure, persone e tecnologie impiegati per raccogliere, elaborare, archiviare e diffondere informazioni all’interno di un’organizzazione. Il suo obiettivo principale è supportare i processi decisionali, operativi e strategici, facilitando il coordinamento tra le funzioni aziendali. In questo senso, si tratta di un vero e proprio ecosistema informativo, in cui tecnologia, processi e risorse umane sono interconnessi.

Il sistema informatico, invece, è una sottosezione del sistema informativo, ed è composto esclusivamente dagli strumenti tecnologici (hardware, software, database, reti) che permettono la gestione automatizzata dei dati. Il sistema informatico non prende decisioni, non interpreta contesti aziendali e non si evolve senza l’intervento umano o organizzativo: è la componente tecnica e operativa, che va a supportare l’intero flusso informativo.

Per fare un esempio: un sistema informativo per la gestione delle risorse umane include non solo il software gestionale (sistema informatico), ma anche le regole interne, le policy aziendali, gli operatori coinvolti, i processi di autorizzazione e revisione. L’interazione tra questi elementi rende il sistema informativo funzionale alla strategia aziendale.

Con l’evoluzione digitale, la distinzione è diventata ancora più rilevante: oggi, molte aziende devono definire con chiarezza quali componenti informatizzare e come integrarle in un sistema informativo coerente. Anche per questo, sempre più organizzazioni investono nella figura del Chief Information Officer (CIO), che sovrintende all’intero sistema informativo, e non solo all’infrastruttura informatica.

Chi è il responsabile dei sistemi informativi?

All’interno di un’azienda, la responsabilità dei sistemi informativi è generalmente affidata a una figura dirigenziale nota come Chief Information Officer (CIO) o, nelle organizzazioni più piccole, al Responsabile dei Sistemi Informativi (RSI). Questo professionista ha il compito di definire, implementare e coordinare l’intero sistema informativo, assicurandone la coerenza con gli obiettivi aziendali e il corretto funzionamento delle componenti tecnologiche, organizzative e procedurali.

Tra le sue principali responsabilità troviamo:

• Analizzare i bisogni informativi delle diverse aree aziendali;
• progettare o selezionare soluzioni IT adeguate (software gestionali, CRM, ERP, cloud);
• gestire i fornitori esterni di tecnologia o consulenza informatica;
• supervisionare la sicurezza informatica, le politiche di accesso e la protezione dei dati;
• coordinare il team IT, inclusi sviluppatori, sistemisti e tecnici;
• assicurare l’aggiornamento continuo dei sistemi in base all’evoluzione tecnologica.

Il responsabile dei sistemi informativi deve possedere competenze tecniche solide, ma anche una forte capacità di visione strategica, leadership e comunicazione. Il suo ruolo si intreccia spesso con quello della direzione generale, soprattutto nei contesti dove i sistemi informativi influenzano direttamente la competitività aziendale, il customer care, la gestione dei flussi informativi interni e la capacità di innovazione.

Oggi, con l’avvento della digital transformation, questa figura è sempre più coinvolta anche nella gestione del cambiamento e nell’adozione di nuove tecnologie come intelligenza artificiale, big data, IoT e piattaforme cloud.

L’insegnamento dei sistemi informativi

I sistemi informativi rappresentano per la loro importanza anche materia di studio all’interno di diversi corsi di Laurea in ambito economico,, informatico e gestionale. L’insegnamento di queste metodologie ha l’obiettivo di fornire una panoramica sulle principali applicazioni delle basi di dati in diversi settori d’impresa. Si possono affrontare nozioni basilari Business Process Management (BPM) e la modellazione di processi di business mediante lo standard Business Process Modeling Notation (BPMN). Il linguaggio SQL (Structured Query Language) e il modello Entity-Relationship (E-R), così come il modello relazionale dei dati e l’algebra relazionale. Si tratta di un argomento piuttosto complesso che sicuramente richiede una formazione mirata.