I sistemi informativi aziendali hanno un impatto importante sull’organizzazione e sull’evoluzione in ottica di digital transformation delle procedure. Ecco come funzionano e a cosa servono

I sistemi informativi sono composti da tutti i dati prodotti e gestiti da una società nel corso di ogni processo aziendale. Rappresentano il cuore di ogni organizzazione aziendale. Come vedremo, essi coinvolgono risorse umane, tecnologiche e organizzative, e rappresentano un elemento essenziale della gestione aziendale. Essi sono presenti in ogni azienda poiché costituiscono le fondamenta di ogni business. In un contesto in mutamento costante, è necessario avere a disposizione risorse che permettano di prevedere in parte le possibili evoluzioni, e a correggerle se necessario. I sistemi informativi esistono per questo.

Che cosa si intende per sistema informativo?

I sistemi informativi aziendali, da definizione di Wikipedia, possono essere immaginati come degli “insiemi comprendenti persone, funzioni, applicazioni, reti tecnologiche e procedure che interagiscono tra loro”. Lo scopo è quello di “rendere disponibile a un soggetto una serie di informazioni e dati nel momento e nel luogo desiderati”. Un sistema informativo agisce direttamente sui dati. Li raccoglie, li elabora, li scambia e li cataloga. In altre parole, potremmo quindi dire che il sistema informativo è una infrastruttura “deputata alla raccolta e gestione delle informazioni“. Per questo, rappresenta un supporto indispensabile per qualsiasi azione e attività aziendale.

Per rendere più chiaro l’argomento, possiamo citare alcuni esempi concreti. Tipici esempi sono le applicazioni gestionali utilizzate dalle aziende per ordini, magazzino o gestione del personale. Le applicazioni finanziarie, dai sistemi di gestione delle carte di credito a quelli bancari. Tutti i software per le prenotazione nel settore dei viaggi. E ancora, l’e-commerce, l’automazione da ufficio o le applicazioni per la gestione dei flussi di lavoro utilizzate all’interno di un’azienda o tra l’azienda e i fornitori/collaboratori. In pratica, ogni processo aziendale e funzione aziendale necessita di uno strumento adeguato, oltre che delle relative tecnologie informatiche.

Qual è lo scopo del sistema informativo?

I sistemi informativi fanno ricorso a metodologie e strumenti specifici. Quando questi sono rappresentati da tutte le tecnologie informatiche parliamo allora di sistemi informativi computerizzati. I quali sono composti dei seguenti elementi: risorse tecnologiche, risorse organizzative “portafoglio delle applicazioni”. In base al settore di riferimento e alla struttura dell’azienda, i sistemi informativi possono assumere formule diverse. In generale, però, fanno sempre uso di tecnologie di automazione, in grado di supportare le decisioni.

La creazione e l’implementazione dei sistemi informativi si svolge in parallelo con lo sviluppo dell’organizzazione aziendale. Gli obiettivi sono molteplici. Sintetizzando, possiamo indentificarli nella raccolta, nell’archiviazione ed elaborazione dei dati. E nella diffusione di questi ai diversi settori aziendali, in base alle necessità. Infine, nel supporto organizzativo e materiale ad ogni azione e decisione aziendale, anche in caso di imprevisti. Naturalmente, il processo di digitalizzazione aziendale ha reso questi processi sempre più indispensabili, e al contempo più facili da implementare.

Come si classificano i sistemi informativi?

I sistemi informativi presenti all’interno di un’azienda si possono classificare in base a diverse categorie e alle varie funzioni aziendali. Vediamo quali sono le principali:

• funzione: ogni funzione e ruolo aziendale fa riferimento a un sistema informativo specifico, che fornisce supporto in base alle esigenze richieste;
• attività: in questo caso ci si riferisce alla piramide aziendale nella quale solitamente il gradino più alto è occupato da attività strategiche, seguite da funzioni tattiche e poi operative;
• processi: il singolo processo aziendale può richiedere uno specifico sistema operativo.

I sistemi informativi aziendali devono essere idealmente distinti in due sottoinsiemi. Riprendiamo ancora una volta, per chiarezza, la definizione proposta da Wikipedia: “Il sistema informativo non contabile, dove si raccolgono e organizzano le informazioni sia qualitative sia quantitative riguardanti l’azienda, il mercato e l’ambiente esterno (che fanno da supporto alle scelte del vertice strategico e del nucleo operativo). E quello contabile, costituito da informazioni di natura quantitativa che riguardano sia fatti esterni che fatti interni di gestione”.

Il sistema informativo contabile fa riferimento a documenti strutturali quali gli inventari, le scritture elementari, le contabilità di sezione e generali e il budget. Si utilizza per gestire i rapporti con partner terzi, applicare le indicazioni legislative sulle scritture obbligatorie, eseguire un’attività di valutazione dal punto di vista del reddito patrimoniale e finanziario, effettuare il controllo di gestione e fornire informazioni utili a prendere decisioni in merito a tutte queste attività.

Quali sono gli elementi che compongono il sistema informativo?

Gli elementi principali che compongono un sistema informativo sono:

• hardware (computer e server, dispositivi di input e output e di memoria);
• software (sistemi Operativi, app, software di base);
• dati e sistemi che li memorizzano;
• processi operativi e politiche di sicurezza
• persone (utenti finali, sviluppatori e amministratori, analisti e manager);
• infrastruttura di rete e protocollo di comunicazione;
• sistemi di supporto decisionale;
• interfacce utente e di sistema.

Dove vengono impiegati i sistemi informativi?

I sistemi informativi trovano applicazione in una vasta gamma di settori e ambiti:

• aziende e organizzazioni in generale, per la gestione delle risorse umane, della contabilità, delle funzioni aziendali e delle relazioni con i clienti;
• settore sanitario, pubbliche amministrazioni e istruzione;
• commercio e retail (tradizionale e online);
• trading e investimenti;
• settore energetico e industriale;
• trasporti e logistica
• turismo.

Qual è la differenza tra sistema informativo e sistema informatico?

Il sistema informativo è un concetto molto più ampio, in quanto comprende non solo la tecnologia, ma anche i processi e le persone coinvolti. Il sistema informatico, al contrario, si concentra principalmente sugli aspetti tecnologici e tecnici. Diverso è anche lo scopo: mentre il sistema informativo ha come obiettivo il supporto decisionale e operativo attraverso l’uso delle informazioni, il sistema informatico è focalizzato sulla gestione e sull’operatività della tecnologia.

L’insegnamento dei sistemi informativi

I sistemi informativi rappresentano per la loro importanza anche materia di studio all’interno di diversi corsi di Laurea in ambito economico,, informatico e gestionale. L’insegnamento di queste metodologie ha l’obiettivo di fornire una panoramica sulle principali applicazioni delle basi di dati in diversi settori d’impresa. Si possono affrontare nozioni basilari Business Process Management (BPM) e la modellazione di processi di business mediante lo standard Business Process Modeling Notation (BPMN). Il linguaggio SQL (Structured Query Language) e il modello Entity-Relationship (E-R), così come il modello relazionale dei dati e l’algebra relazionale. Si tratta di un argomento piuttosto complesso che sicuramente richiede una formazione mirata.