RPA (Robotic process automation): cos’è e come funziona

RPA (Robotic process automation): cos’è e come funziona

La Robotic process automation (RPA) consente di risparmiare tempo, costi e risorse affidando lo svolgimento di compiti ripetitivi a software in grado di portarli a termine autonomamente. In questo modo le persone possono occuparsi di attività più stimolanti e importanti per la crescita aziendale

La trasformazione digitale che sta coinvolgendo ogni settore lavorativo, è accompagnata dall’introduzione di nuove tecnologie in grado di semplificare l’organizzazione dei processi aziendali. Una di queste è la RPA – Robotic process automation: software intelligenti capaci di eseguire in modo automatico diversi compiti al posto degli esseri umani, imitandone il comportamento. L’applicazione della RPA all’interno di un’azienda comporta numerosi vantaggi. Scopriamo quali.

Cos’è la Robotic process automation (RPA) e come funziona

La robotic process automation (RPA) è, letteralmente, l’automazione robotica dei processi. Consiste nell’introduzione di alcuni bot RPA in grado di svolgere azioni ripetitive. Come può essere ad esempio copiare e incollare righe da un foglio di calcolo o da un database. Sebbene il termine “robotic” porti a pensare ad un elemento meccanico, un robot appunto, che sostituisce la forza lavoro, è bene ricordare che quando parliamo di RPA ci riferiamo esclusivamente a dei software, bot programmati per svolgere un compito specifico.

Tipologie di RPA

Possiamo distinguere i software RPA in due macro categorie. I bot RPA che prevedono l’intervento umano e i bot RPA che funzionano senza il bisogno di un intervento umano. I primi gestiscono normalmente le attività di front office, sempre in presenza di una persona che li attiva e li esegue. In questo modo la persona incaricata ha sempre il controllo in mano e può decidere quando e in che misura sfruttare il processo di automazione. I secondi svolgono attività di back office sul server back end e sono programmati in modo che la loro attivazione parta in automatico in base a una pianificazione prestabilita. In questo caso il lavoratore viene completamente sollevato dalle incombenze ripetitive e l’attività centralizzata consente un monitoraggio più semplice da gestire.

RPA e intelligenza artificiale

Anche se esiste sicuramente un legame tra robotic process automation e intelligenza artificiale, la maggior parte dei bot RPA non sono dotati di questa tecnologia. La differenza sostanziale tra le due è la capacità di imparare attraverso processi di machine learning. I software o robot dotati di intelligenza artificiale, infatti, non sono statici, ma apprendono nel corso del tempo in base all’esperienza e ai dati acquisiti. Li memorizzano, li catalogano e migliorano la propria performance. Un software RPA, al contrario, non si evolve nel corso del tempo: continuerà ad eseguire sempre e soltanto il compito per il quale è stato programmato, nello stesso identico modo.

I vantaggi della Robotic process automation

Il primo e più evidente vantaggio che deriva dall’introduzione di software RPA è la velocità: un software è mediamente 15 volte più veloce di un essere umano nello svolgimento di un compito qualsiasi. Alla velocità si affianca una notevole riduzione dei costi e il vantaggio che deriva dallo spostamento delle risorse su altri compiti più complessi. In aggiunta, oltre ad essere più veloce il software è più preciso di un essere umano: il margine di errore si riduce drasticamente. Infine, l’implementazione dei bot RPA è piuttosto semplice e veloce e non richiede cambiamenti strutturali o invasivi. A differenza di altri progetti di integrazione IT che sono lunghi, costosi e complessi.

Robotic process automation e risorse umane

Il timore che i processi di automazione mettano a rischio i posti di lavoro è ormai superato. Ciò che la loro introduzione determina è piuttosto una riorganizzazione della forza lavoro. Con un innalzamento del livello in termini qualitativi. Anziché svolgere compiti ripetitivi i dipendenti potranno occuparsi di qualcos’altro. Ovviamente perché ciò sia possibile sono necessari processi di upskilling e reskilling: l’azienda deve offrire un’adeguata formazione in modo che il personale possa acquisire nuove competenze. Inoltre, la stessa programmazione dei software RPA prevede necessariamente l’intervento umano in fase iniziale, dunque si creano anche nuove professionalità legate proprio allo sviluppo di questa tecnologia.

Ambiti di applicazione

Considerandone i vantaggi e il funzionamento, appare chiaro come la robotic process automation possa essere applicata in numerosissimi ambiti. Tra quelli in cui finora ha apportato risultati di maggiore valore c’è sicuramente la finanza, un settore in cui le azioni ripetitive sono tante e diversificate. Ad esempio l’elaborazione di fatture, il processo di corrispondenza degli ordini, il contrassegno di eventuali errori e così via. Un altro settore in cui la RPA funziona con successo è quello delle risorse umane.

Un bot RPA può analizzare i profili dei candidati 24 ore su 24 esaminando curricula e selezionandoli in base ai criteri impostati. Ma non solo: può anche gestire le pratiche legate all’assunzione. Infine, è inevitabile citare il customer care, un settore in cui i processi di automazione si stanno diffondendo in modo esponenziale. Pensiamo ai chatbot che offrono assistenza immediata e costante ai clienti, permettendo all’azienda di risparmiare tempo e denaro e garantendo allo stesso tempo un servizio puntale ed efficace.