La fatturazione elettronica è obbligatoria per legge dal 2019, ad esclusione di alcune categorie specifiche. Ecco tutti i procedimenti passo dopo passo per capire come fare fattura elettronica
La Legge di Bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo di fattura elettronica, valido a partire dal primo gennaio 2019. L’obbligo riguarda tutti: settore B2B e B2C, prestazioni di servizi o cessioni di beni. Sono tuttavia escluse dall’obbligo di fattura elettronica alcune categorie specifiche: i lavoratori autonomi e le imprese appartenenti al regime di vantaggio o al regime forfettario. Il provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 pubblicato sul sito dell Agenzia delle Entrate indica nel dettaglio tutti i termini di tale provvedimento. Sullo stesso sito, sono inoltre forniti vari servizi gratuiti per predisporre le fatture elettroniche, inviarle, riceverle e archiviarle. Vediamo dunque in cosa consiste la fatturazione elettronica, quali sono i vantaggi che comporta e come fare fattura elettronica.
Che cos’è una fattura elettronica
La fattura elettronica nella sostanza corrisponde in tutto e per tutto ad una fattura ordinaria cartacea. Tuttavia, deve essere redatta tramite pc, o altro dispositivo, ed essere inviata elettronicamente attraverso il cosiddetto Sistema di Interscambio (SdI). Tale sistema verifica la presenza in fattura dei dati obbligatori a fini fiscali e l’ indirizzo telematico di recapito. Inoltre, accerta che la partita iva del fornitore e quella del cliente siano valide. Dopo aver esaminato tutti i dati, il SdI consegna la fattura al destinatario inviando al mittente una ricevuta di recapito, se l’esito è positivo, o di scarto, se l’esito è negativo.
Cosa serve per fare fattura elettronica
Per editare una fattura elettronica è necessario disporre di un software che ne consenta la compilazione in formato XML. L’Agenzia delle Entrate propone tre strade, tutte gratuite: il portale “Fatture e Corrispettivi”, un software da scaricare su PC, un’App per tablet e smartphone denominata Fatturae. Per chi emette un numero contenuto di fatture questi tre percorsi sono ideali e più che sufficienti. Diversamente, si possono usare software privati disponibili in rete. In ogni caso, prima di inviarla, bisogna sempre apporre alla fattura la firma digitale.
Come inviare la fattura
Per emettere la fattura elettronica è necessario trasmetterne il file XML al Sistema di Interscambio. Per farlo, si possono utilizzare ancora una volta il portale “Fatture e Corrispettivi” e l’App Fatturae. Oppure, si può inviare una mail tramite PEC (posta elettronica certificata) all’ indirizzo PEC “sdi01@pec.fatturapa.it”, allegando il file della fattura. Infine, è anche possibile utilizzare un canale telematico (FTP o Web Service) preventivamente attivato con il SdI. Questa procedura, però, è consigliata solo ad utenti esperti nel campo dell’informatica. In tutti i casi, l’invio della fattura può essere fatto dall’interessato, titolare di partita iva, oppure da un intermediario o provider.
Ricevuta di consegna e ricevuta di scarto
Se la fattura elettronica è corretta, viene inviata al mittente la ricevuta di consegna o di impossibilità di consegna. Se i controlli hanno esito positivo, il SdI recapita la fattura all’indirizzo telematico indicato nei campi “Codice Destinatario” e “PEC Destinatario” e invia a chi ha inoltrato il file una ricevuta di consegna con data e ora esatta. La ricevuta riporta anche il nome assegnato al file da chi l’ha creato e un numero, assegnato invece dal SdI, che la identifica in modo univoco e ne garantisce l’autenticità.
Se il Sistema di Interscambio rileva degli errori, “scarta” la fattura elettronica e lo comunica al soggetto che l’ha inoltrata tramite una ricevuta di scarto. Tale ricevuta contiene anche una breve descrizione del motivo del rigetto: in questo modo sarà possibile provvedere a correggere gli eventuali errori e riprovare. La ricevuta di scarto viene inviata dal SdI alla stessa PEC o canale telematico da cui è stata trasmessa la fattura. Si tratta di un documento che resterà a disposizione per consultazione all’interno del portale “Fatture e Corrispettivi”.
Come ricevere la fattura
La fattura elettronica viene consegnata al destinatario dal Sistema di Interscambio che la recapiterà all’indirizzo telematico indicato all’interno della fattura. È possibile decidere se ricevere la fattura ad un indirizzo PEC, su un canale telematico o presso un intermediario. Per essere certi di ricevere la fattura, è bene comunicare chiaramente e immediatamente l’indirizzo di destinazione. Un modo rapido e sicuro per farlo è registrare tale indirizzo preventivamente all’interno del SdI. Tramite la registrazione, è possibile abbinare un indirizzo telematico al proprio numero di partita iva. Se lo si fa, il Sistema di Interscambio darà priorità a tale indirizzo rispetto a quello indicato in fattura.
Come conservare le fatture elettroniche
Per legge le fatture elettroniche emesse devono essere conservate sia da chi la emette sia da chi la riceve. Ciò non significa semplicemente salvarle sul proprio PC. Il processo di archiviazione è infatti regolamentato in modo da assicurarne la massima sicurezza e accessibilità. L’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di archiviazione elettronica a norma. Vi si accede sempre tramite il solito portale “Fatture e Corrispettivi”. Nella sezione “I servizi gratuiti offerti dall’Agenzia delle Entrate” è possibile trovare ulteriori approfondimenti. In alternativa, esistono anche diversi programmi privati online che offrono un simile servizio.
I vantaggi della fattura elettronica
La fatturazione elettronica consente di risparmiare tempo e carta e di tagliare i costi di stampa e distribuzione. Si risparmia anche sullo spazio di conservazione, dato che le fatture elettroniche possono essere archiviate gratuitamente tramite il servizio offerto dall’Agenzia delle Entrate. Si velocizza inoltre il processo di contabilizzazione, e se ne riducono i margini di errore, dal momento che le fatture vengono acquisite solo come file XML. Le fatture elettroniche sono sicure, e possono sempre essere consultate e verificate. Ci sono infine anche dei vantaggi sul piano fiscale, come la riduzione dei termini di accertamento fiscale di due anni, per chi riceve ed effettua pagamenti superiori a 500 euro, e l’esonero dalla tenuta dei registri iva.
