Le applicazioni per la produttività possono diventare ottime alleate per migliorare le prestazioni. Scopri come

Il tempo non basta mai quando si lavora. Le scadenze incombono e l’organizzazione del lavoro non aiuta la corsa al successo. Come fare quindi per non sprecare il tempo passato al lavoro e migliorare così anche la propria vita privata?

Esistono diverse strategie per ottimizzare l’organizzazione della propria attività sia che si sia lavoratori dipendenti, autonomi o imprenditori. Queste possono essere sia tecniche di approccio al lavoro, sia applicazioni tecnologiche che aumentano la produttività.

Come devono essere le app per migliorare le performance?

Ormai ogni sistema operativo installato sui diversi smartphone propone ai propri utenti diverse applicazioni in grado di migliorare la produttività, ridurre il tempo e i costi, ma come sceglierle e cosa preferire?

Le app devono essere:

• semplici, se le app non sono user friendly meglio lasciarle stare
• in grado di raccogliere le diverse funzioni in un’unica applicazione
• fruibili ovunque, in azienda ma anche anche a casa per lo smart working
• capaci di integrarsi tra loro loro
• in grado di monitorare la produttività

Consigli e tecniche per ottimizzare la produttività

Ormai le app hanno soppiantato il cartaceo ma è buona pratica tenere un diario giornaliero che tenga conto della pianificazione.

Un buon metodo può essere quello di segnare gli impegni e creare una to do list prima di iniziare a lavorare, così la sera, prima di pianificare il giorno seguente, si può controllare cosa si è riusciti a fare e cosa no.

Se fino a poco tempo fa il diario in formato cartaceo era l’unico strumento in grado di essere portato con sé nel tragitto casa lavoro, per esempio, ora qualsiasi smartphone o tablet ha app in grado di soddisfare questa necessità.

La tecnica del pomodoro, sviluppata da Francesco Cirillo alla fine degli anni ‘80, è una tecnica di gestione del tempo che può essere molto utile per migliorare l’attenzione e la produttività.

Il primo step prevedere di impostare un timer per 25 minuti. In questo lasso di tempo si dovrà lavorare ininterrottamente. Terminato questo periodo, segue un intervallo di 5 minuti dove ci si può riposare e magare sgranchirsi le gambe alzandosi e facendo qualche passo.

La tecnica si chiama così perché Cirillo, all’epoca studente universitario, usava un timer da cucina a forma di pomodoro. Ora il timer può avere diverse forme o non averne fatto. Ci sono timer su pc, smartphone, tablet o si può richiedere ad Alexa, come a Siri, Google Home o Cortana, di impostare un timer per noi.

Il ciclo 25 +5 può essere ripetuto quante volte si vuole ma può anche essere variato in base alle proprie esigenze.

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Le applicazioni per la produttività

Ecco di seguito alcune delle migliori app capaci di migliorare le performance lavorative.

Google Workspace

La più famosa suite di software e strumenti in cloud è fornita da Google. Qui si possono trovare diverse applicazioni per la produttività come:

• Gmail
• Google Calendar
• Drive per l’archiviazione di documenti, presentazioni e fogli di calcolo
• Currents per la comunicazione aziendale
• Moduli e Sites per la produttività e collaborazione
• Vault per la gestione di utenti e servizi

Google, per gli utenti privati, mette a disposizione il servizio gratuitamente. Esistono anche piani di Google Workspace a pagamento, cifra varia in base ai pacchetti che si scelgono: Business Starter, Business Standard, Business Plus e Enterprise.

Questi pacchetti offrono mail aziendale personalizzata, spazio di archiviazione sempre maggiore, videoconferenze con la possibilità di raggiungere centinaia di partecipanti.

Note

Notes, applicazione presente sui dispositivi Apple, permettere di prendere appunti, ma non solo. Con Note è possibile creare elenchi puntanti, aggiungere foto alle note, scannerizzare documenti, si può disegnare.

Con l’ultimo aggiornamento iOS 15 è possibile anche inquadrare un testo con la fotocamera e ottenere quando c’è scritto tra gli appunti modificabili.

In ogni modo, Note è un’applicazione che aiuta a ordinare il tutto, velocizzandone la consultazione, sincronizza i contenuti attraverso iCloud su tutti i dispositivi collegati allo stesso account.

Evernote

Se non piace Note o se non sia un dispositivo Apple, Evernote è una buona alternativa e può essere scaricato su qualsiasi device. L’applicazione è una piattaforma dove si possono prendere e organizzare appunti, è gratis nella versione Basic.

Evernote permette di trovare velocemente le informazioni e a condividerle. L’app serve per annotarsi gli appunti delle riunioni, siti web, progetti. È possibile creare elenchi di cose da fare in modo da tenere traccia delle attività e delle scadenze.

In base al pacchetto che si sceglie, Evernote mette a disposizione: Web Clipper, Sincronizzazione multi-dispositivo, Ricerca grafia, Taccuini e tag, Ricerca documenti e PDF e Scansione documenti.

Il suo utilizzo può avvenire al lavoro come nella vita privata. Evernote è in grado di registrare vocali e immagini.

Asana

È un’applicazione web e app mobile per dispositivi iOS e Android, capace di agevolare il flusso di lavoro tra colleghi. Un gruppo di lavoro può condividere progetti, assegnare tasks ai propri compagni, impostando scadenze e comunicando aggiornamenti sulle attività svolte.

L’app rende possibile condividere strumenti di reportistica, file e altro. Può essere integrata con altri strumenti come Slack e Dropbox, Google Drive, ecc.

Slack

È una piattaforma per collaborare in modo sicuro tra team, dipartimenti, uffici e paesi. Presenta una versione gratuita limitata e presenta tre piani a pagamento che possono prevedere una cronologia di messaggi illimitata e archiviazione di file da 5 GB totali a 1 TB per ogni membro del team.

Trello

Come Slack, anche Trello è uno strumento utile per la gestione dei progetti tra più persone. Il lavoro può essere diviso per priorità ed è possibile organizzare i progetti tramite bacheche, elenchi e schede.

La piattaforma permette di aggiungere commenti, allegati o scadenze. dall’inizio alla fine. I dati sono sincronizzabili su tutti i dispositivi ed è possibile collaborare con i membri del team da qualsiasi luogo.

Dropbox

Dropbox e Google Drive sono molto simili. Questa applicazione è infatti un servizio di file hosting che permette di raccogliere, condividere e scaricare file. Offre la possibilità di commentare e di scrivere note in maniera intuitiva.

Todoist

Todoist è la piattaforma per le liste di cose da fare, quindi serve per organizzare le attività quotidiane. Esiste una versione gratuita che consente di creare un progetto da dividere in categorie ed eventi da organizzare.

Il lavoro svolto può essere condiviso, ci sono funzioni per delegare attività, si possono impostare scadenze ricorrenti, visualizzare attività, selezionare preferiti e tanto altro.

Grammarly

È una piattaforma gratuita utile per chi scrive. Esiste anche la versione premium a pagamento che amplia le funzionalità a disposizione È un’applicazione che offre assistenza per la scrittura digitale. Propone varie opzioni:

• vero e proprio controllo ortografico
• antiplagio
• verifica della correttezza grammaticale

Grammarly, che è un correttore di bozze, è in grado di applicare oltre 250 regole grammaticali differenti. Utili e sfruttato da giornalisti e blogger o da copywriter ma può essere utile anche per altri lavori o per chi scrivere una tesi universitaria o una mail professionale importante.