Le piattaforme per videoconferenze sono diventate indispensabili in ambito lavorativo e scolastico. Quale preferire?

Se prima della pandemia di Covid-19, questi strumenti tecnologici esistevano già, è anche vero che non erano così sviluppati. Venivano spesso usati solamente nelle grandi aziende o nelle multinazionali che avevano esigenza di mettersi in contatto con colleghi o clienti dall’altra parte del mondo.

Il 2020, però, ha stravolto tutto. I lockdown, adottati da diversi Paesi per contenere la diffusione del virus, hanno dato il via a una richiesta esponenziale di strumenti in grado di “trasformare” le classiche riunioni in ufficio in meeting da remoto.

In pochissime settimane, le aziende che detenevano già software in grado di offrire un questo servizio, si sono trovate ad apportare modifiche strutturali rispondenti alle richieste di mercato come non avevano mai fatto prima.

I maggiori fruitori sono i dipendenti di aziende che hanno lavorano da casa o con colleghi in altre sedi. Ma questi strumenti sono stati e sono importanti anche per gli studenti di università, scuole medie ed elementari. Webinar o classi virtuali, le modalità più usate dal mondo dell’istruzione.

Come si sceglie lo strumento per videoconferenze adatto?

Innanzitutto bisogna chiedersi quale sia l’utilizzo che se ne vuole fare e poi in che modo questo software deve soddisfare le proprie esigenze?

Tra i fattori da guardare quando si sceglie che strumento usare c’è quello del numero di partecipanti. Se si è in 8 o 30 cambia un bel po’ e può costringere a scegliere soluzioni a pagamento che permettano di soddisfare la presenza di un numero ampio di partecipanti.

Anche le prestazioni offerte durante la videochiamata sono importanti, in base a come ci si trova nell’utilizzo di un determinato software si deciderà se continuare a utilizzarlo in futuro e se passare alla concorrenza.

C’è poi chi ha bisogno che il meeting venga registrato in streaming, anche in questo caso è possibile che per questo servizio venga richiesto l’acquisto di un pacchetto.

Di conseguenza, potrebbe essere il prezzo a spostare l’ago della bilancia nella decisione finale di quale tra le piattaforme per videoconferenze online scegliere per riunioni e videochiamate.

Quali sono le piattaforme per videoconferenze?

Ecco i migliori 7:

• Microsoft Teams
• Zoom Meetings
• Skype
• Slack
• Google Hangouts Meet
• Cisco WebEx Meeting Center
• Workplace from Facebook

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Microsoft Teams

È piattaforma Microsoft, hub della suite Office365, che in pochissimo tempo ha conquistato gli utenti di tutto il mondo diventando la più utilizzata con oltre 20 milioni di visite giornaliere.

Teams è un’applicazione disponibile per pc, smartphone e tablet, che permette di effettuare videoconferenze, può anche essere utilizzata come app di messaggistica, per fare chiamate o per condividere documenti attraverso la chat.

Il sistema di videoconferenza può essere?integrato e potenziato da sale riunioni in grado di rispondere alle diverse esigenze dei team di lavoro. Teams offre la possibilità di inserire i sottotitoli, in modo da coinvolgere alla discussione chi non conosce una determinata lingua.

Il piano gratuito di Teams consente la condivisione dello schermo del pc durante e permette di condividere i file e di modificarli in tempo reale.

Scegliendo i piani a pagamento si può ottenere uno spazio di archiviazione ulteriore e l’app offrirà una maggiore integrazione di applicazioni di terze parti.

Zoom Meetings

Zoom è un’applicazione potente e versatile, con un’interfaccia semplice e intuitiva. È tra le più utilizzare perché è grado di gestire un sistema di videoconferenza, ma anche una?piattaforma per webinar?in grado di gestire fino a?mille partecipanti in modalità “view-only”.

Per i classici meeting online, Zoom permette di contattare anche 100 partecipanti, mentre i competitor consentono di coinvolgerne in media 25 utenti.

Come altre piattaforme per videoconferenze, anche Zoom prevede la possibilità di condividere lo schermo, di registrare l’evento e?la chat?fra i partecipanti.

Zoom è un software che può essere sfruttato nella sua forma gratuita accessibile a tutti, ma si vogliono le ottenere le funzioni “premium” si devono acquistare alcuni pacchetti, con costi che variano in base necessità e a seconda del numero degli utenti richiesti.

Skype

È stato per anni lo strumento più famoso e usato per fare chiamate e videochiamate da PC. Almeno una volta nella vita, praticamente tutti abbiamo avuto occasione di vederlo da vicino.

Può essere considerato il “papà” di Teams essendo anch’esso un prodotto di Microsoft, Skype viene utilizzato per effettuare videochiamate, inviare foto, documenti, audio e chiamare numeri di telefono via VoIP.

Esiste in due versione, quella di app gratuita da scaricare sul pc o su Mac, ma si può anche utilizzare attraverso la versione online direttamente dal suo sito web.

Slack

Tra le preferite in ambito aziendale come software per messaggistica e videoconferenze, consente di suddividere i team di lavoro, in canali diversi, per una migliore e più ordinata divisione dei ruoli e collaborazioni.

Anche Slack permette di condividere lo schermo con gli altri utenti, di condividere documenti in modo intuitivo e veloce. Questa applicazione è integrata ad altre app come Google Drive o Dropbox.

Google Hangouts Meet

La versione di Google è gratuita per chi possiede un account G-suite. Sviluppata per funzionare sul browser Google Chrome; può essere utilizzata anche su Internet Explorer 11 ma con funzionalità limitate.

Per le videochiamate il limite massimo è di 100 partecipanti per G Suite Basic, 150 per le aziende e 250 per le imprese.

Di conseguenza, è semplice e facile da utilizzare videochiamate, ma non può essere la scelta di chi vuole organizzare un evento online, una videoconferenza particolarmente numerosa o webinar destinati a un grande pubblico.

Durante le riunioni si può condividere il desktop e utilizzare la chat per comunicare con gli alti partecipanti.

Meet è scaricabile come applicazione per dispositivi mobili, iOS come Android. Nella versione pc è fruibile direttamente tramite web. In questo caso chi organizza la riunione avrà un account G-suite, i partecipanti potranno invece unirsi al meeting anche con un semplice account di Google.

Cisco WebEx Meeting Center 

WebEx è?un’app professionale, che consente di?organizzare riunioni, eventi e corsi di formazione online, organizzati?dalla stessa piattaforma.

L’opzione Meeting Center, è utile per gestire riunioni video virtuali, ma ci sono programmi specifici WebEx che si occupano di:

• organizzare e gestire eventi = WebEx eventi
• organizzare corsi di formazione per gli utenti = WebEx training center
• supportare le aziende = WebEx support center

Anche qui si ha la possibilità di condividere lo schermo del computer e di condividere file durante le videoconferenze.

Questa applicazione permette di registrare la riunione, in qualità di organizzatore, in modo da renderla disponibile agli altri partecipanti per una seconda visione.

Se Microsoft Teams permette agli utenti di modificare direttamente i file, soprattutto quelli targati Office, WebEx, invece permette solo di visionarli.

Workplace from Facebook

È un’applicazione nata nel 2017 e made, ovviamente, in Facebook, che ripropone le funzionalità di Facebook, ma con taglio aziendale. Workplace è?prevalentemente orientata al business.

La?chat interna permette di comunicare con il team di lavoro tramite chat o con un intuitivo sistema di videoconferenza.

È possibile creare gruppi per le sedi decentrate dell’azienda o per i team di smart worker. ma si possono creare anche gruppi per ogni cliente o lavoro diverso, inserendo al suo interno le persone che si occupano di gestire un determinato progetto.

Si possono creare?eventi sincronizzabili?con i principali calendari ed è disponibile in una versione app per smartphone e tablet.